Circular sobre Curso de Gestión Documental y Plan de Desarrollo Organizacional

Estimadas Asociaciones:

Las actividades diarias nos han demostrado que existe una necesidad permanente de obtener una mejor comunicación de la información que se transfiere entre la Federación y las Asociaciones Deportivas de Rodeo.

Es por ello que el área de Capacitación y Desarrollo, perteneciente a la Gerencia Deportiva, para disminuir la brecha que existe en torno a la gestión efectiva de la información interna y optimizar el canal de comunicación de esta, ha levantado un Plan de desarrollo organizacional que involucra la participación de todas las asociaciones afiliadas a la Federación de Rodeo Chileno, trayendo importantes beneficios, tales como:

• Evitar la desinformación
• Mantener plantillas de datos actualizadas de:
  • Clubes afiliados a la Asociación
  • Personas que componen el Directorio de la Asoc. (nombre, teléfono, e-mail, etc.)
  • Mantener documentos actualizados y compartidos de:
    • Acta de constitución y reglamento
    • Certificados de vigencia de personalidad jurídica
    • Visualizar en tiempo real los documentos que la Federación comparte (circulares, actas de directorio, documentos dirigidos a los Delegados, etc.)
    • Mantener actualizadas las bases de datos de los directorios
    • Que los presidentes y secretarios(as) administrativos de la Asociación estén en conocimiento, en tiempo real, de los archivos e información que deben compartir con sus socios.
    • Resguardar el acceso a la información, evitando el mal uso y la manipulación externa de esta por una divulgación a todo público.

Con esta iniciativa se busca separar la gestión noticiosa (publicaciones en Portal de Caballo y Rodeo) de la gestión administrativa-operativa (procedimientos a tener presente, documentos legales internos, nóminas de socios actualizada, documentos privados, etc) para que las asociaciones tengan un acceso más expedito, rápido y eficiente de la información que la Federación necesita comunicar a estas.

Para llevar este plan a cabo, el área conoce la importancia de aprender para innovar, por ende, ha diseñado un Curso de Capacitación para facilitar su aprendizaje e implementación.

• El Curso es de Gestión Documental y es básico dentro de un Sistema de estas características.
• Este curso va dirigido a:
  • El Presidente de la Asociación o un delegado de este
  • El Secretario administrativo de asociación (quien mantiene el contacto permanente con la Federación)
  • La modalidad de impartición es: e-learning (virtual)
  • Los requisitos básicos para desarrollarlo son:
    • Dominio básico de la computación (herramientas Office e Internet)
    • Poseer Cuenta de Usuario en el Aula Virtual
    • Ser parte de la administración de la Asociación

Para poder realizarlo es de fundamental importancia que cada Asociación Deportiva se contacte con el Coordinador de Capacitación y Operaciones, Sr. Cristián Castro C., al teléfono +569 3229 0093, para inscribirse en este y obtener una pequeña orientación.

El Plan de Desarrollo organizacional posee reconocimientos internos que representan acciones de gestión de calidad a nivel del área deportiva (Tabla 1), que paulatinamente esperamos se extienda a las otras áreas y/o unidades, y que estarán registradas para un mayor control de la calidad de nuestras asociaciones.

Tabla 1

Esperamos contar con su participación en el Curso de Gestión Documental.